Een aantal jaren geleden, toen ik nog voor een werkgever werkte en steeds vaker stijf van de stress in de auto naar huis zat, besloot ik mijn opleidingsbudget te spenderen aan een cursus Time Management. Want hoe kon het dat mijn collega’s relaxed koffie zaten te drinken in de pauze en ik mijn boterham achter m’n laptop naar binnen zat te schuiven? Af en toe was ik gewoon jaloers op ze. En stiekem een beetje boos, want waarom vroegen ze niet of ze me konden helpen? Zagen ze niet hoe druk ik het had? Als ik ook zo goed zou zijn in het managen van mijn werkzaamheden zou ik ook eens lekker een wandelingetje kunnen maken tijdens de lunchpauze. Ik voelde me een loser. Met mijn laatste beetje energie sleepte ik me naar Utrecht voor de training Time Management. Daar kwam ik -hoe ironisch- te laat, omdat ik vergeten was hoe de cursus heette en dus doodleuk in het lokaal voor Persoonlijke Effectiviteit was gaan zitten.
Je doet waarschijnlijk al te veel
De trainster opende met de legendarische woorden: “Jullie hopen vast op tips over hoe je nog meer werk in je dag kunt proppen, over je e-mail organiseren en zo. Nou, dat doe ik niet, want jullie doen waarschijnlijk al veel te veel op een dag.” Verbaasd keken mijn mede-cursisten en ik elkaar aan. Dit hadden we niet verwacht. Wij die, zoals gedurende de dag steeds duidelijker werd, allemaal in of op het randje van een burnout verkeerden, hoorden voor het eerst iemand zeggen dat we al genoeg deden. Er viel een last van onze schouders. En de rest van de training werkten we aan onze grootste valkuilen: Moeite hebben met prioriteiten stellen en nee zeggen.
Hoe stel je prioriteiten en leer je nee te zeggen?
Een eerste inzicht was dat het niet eerlijk was om van collega’s te verwachten dat ze zagen dat ik hulp nodig had. Ze zijn niet helderziend, ik had het gewoon moeten vragen. Delegeren en hulp vragen vond (en vind – het blijft een puntje van aandacht) ik lastig. Nee zeggen ook. Eén van de oefeningen die we tijdens de training deden heeft me daar enorm mee geholpen. Die wil ik hier met je delen, want misschien helpt het jou ook met delegeren en nee zeggen. Waardoor je tijd overhoudt voor je eigen werk en vooral: voor de leuke klussen waar je wél energie van krijgt!
Prioriteiten stellen
Zie je het schema hierboven? Deze heet de Matrix van Covey en is een makkelijke manier om inzichten te krijgen in je werkwijze en je te helpen prioriteiten te stellen. De vraag is eenvoudig: In welk vlak vallen de werkzaamheden waar je vandaag mee bezig bent geweest? Waren ze voor jou urgent of niet urgent? Waren ze voor jou belangrijk of niet zo belangrijk? En hoe zit het met je werkzaamheden van afgelopen week? De nadruk ligt hier op ‘voor jou’ omdat je hierbij echt even van jezelf moet uitgaan.
Urgent en Belangrijk
Als je veel last hebt van stress, dan is de kans groot dat jouw werkzaamheden vooral in de twee linkervlakken vallen. Zaken in het vak Urgent en Belangrijk zijn kritisch en moeten snel opgepakt worden. In principe zou dit vak vrijwel leeg moeten zijn en alleen onvoorziene taken bevatten. Want idealiter komen belangrijke zaken niet in de urgente fase terecht. Hoe meer werkzaamheden je al in het vak Niet-Urgent en Belangrijk kunt oppakken, hoe meer je je op je doelen kunt focussen en hoe minder stress je zult ervaren.
Urgent en Onbelangrijk
Daar moet je dan natuurlijk wel de tijd voor hebben. En dat brengt ons naar het vak Urgent en Onbelangrijk. Hier is de meeste winst te behalen. Bij mij viel ruim 80% van mijn werkzaamheden in dit vak. Tijdens het invullen van deze oefening realiseerde ik het me al: Als het voor mij niet belangrijk is, waarom ben ik er dan zo druk mee, ook nog eens onder tijdsdruk waardoor ik stress heb? Het bleek dat anderen er erg goed in waren iets wat voor hen belangrijk was ook voor mij belangrijk te maken. En ik zei geen nee. Ik pakte het op. Nu ik met dit schema voor mezelf inzichtelijk kan maken waar mijn prioriteiten liggen is het makkelijker geworden nee te zeggen. Een harde nee blijft lastig, maar ik kan wel in alle eerlijkheid zeggen: “Ik zou het graag voor je doen, maar ik heb er op dit moment geen tijd voor.” En als het iets is wat me wel leuk lijkt om te doen kan ik er achteraan plakken “morgen/volgende week kan ik ernaar kijken voor je?” Vaak blijkt het dan al opgelost te zijn en zo niet, dan is het blijkbaar echt niet zo belangrijk en hoef ik er ook niet over te stressen.
Oh ja dat vak Niet Urgent en Niet Belangrijk: Hier vind je vooral afleidingen. Ik zou er als ik jou was lekker wegblijven, zonde van je tijd!
Hopelijk scheelt dit je wat stress en frustratie en maakt het je werk wat makkelijker. Je kunt de oefening trouwens ook toepassen in je privéleven. En als je hulp nodig hebt om je werk op de rit te krijgen, laat het me weten, als VA ondersteun ik je graag (al dan niet tijdelijk) bij je werkzaamheden!
Recente reacties