Ik zal heel eerlijk zijn: Had je me deze vraag een jaar geleden gesteld, dan had ik waarschijnlijk iets gezegd als ‘Een Virtual Assistant verzorgt de administratie voor ondernemers die er zelf geen tijd voor hebben’. Daarbij zag ik in mijn gedachten een super-gestructureerd persoon voor me, met een georganiseerde mailbox en Dymo-labels op postbakjes die niet uitpuilden zoals de mijne. Stiekem ben ik altijd een beetje jaloers op mensen die het zo goed voor elkaar hebben, maar me ermee identificeren? Nee. Toen ik op zoek was naar een andere baan kwam VA dan ook niet direct in me op. Wat ik wel zocht: een baan waarin ik remote zou kunnen werken, waar ik mijn ervaring als Content Specialist zou kunnen gebruiken en waarbij ik ondernemers zou kunnen helpen.

Ideeëngenerator

Terwijl ik aan het scrollen was op Facebook kwam er in mijn tijdlijn een gesponsorde post van VA School voorbij. “Welk type VA ben jij?” Blijkbaar waren er verschillende types VA’s. Nieuwsgierig als ik ben, deed ik de test en in de uitslag “Ideeëngenerator” kon ik me prima vinden: “Je bruist van de ideeën, zit boordevol energie en je geniet van de vrijheid die het ondernemerschap je biedt. Je komt uitstekend tot je recht als je ondernemers – die wel visie hebben maar geen concreet plan – verder helpt. […] Waarschijnlijk heeft het je voorkeur om aan de slag te gaan met (online) marketing, zichtbaarheid, video’s, teksten en visuals creëren.” Ok, dat klopte precies. En alles waar ik naar op zoek was in een baan kwam hierin samen. Omdat VA School me een goede basis leek om mijn eigen onderneming op te bouwen schreef ik me in voor de opleiding en een paar maanden later ging Piccalilly Connects van start.

Clean desk georganiseerd bureau

Clean desk of niet, Virtual Assistants zijn er in alle soorten en maten

Wat is het verschil tussen een Virtual Assistant en een Virtual Professional?

Er is eigenlijk geen verschil. Sommige VA’s kiezen ervoor zichzelf Virtual Professional te noemen, omdat ze vinden dat de titel Virtual Assistant niet helemaal past bij wat ze doen. Want Virtual Assistants zijn niet ‘alleen maar’ een assistent, ze zijn een volwaardig partner voor ondernemers. Ze kunnen je adviseren over zaken waar je zelf misschien niet zo veel van afweet. Omdat ze werken met veel verschillende ondernemers weten ze wat er speelt en hoe ze jou het best kunnen helpen. En ze runnen zelf natuurlijk ook hun eigen bedrijf, dus ze weten wat daarbij komt kijken.

Welke soorten Virtual Assistants zijn er?

Toen ik lid werd van Facebook-groepen als VA Community, ontdekte ik dat er honderden VA’s zijn als ik. Nou ja, we zijn allemaal uniek natuurlijk, maar er zijn wat overeenkomsten: we doen het werk waar we blij van worden, hebben de vrijheid zelf onze uren in te delen en brengen allemaal jarenlange ervaring uit het bedrijfsleven mee. Op administratief gebied, maar ook op allerlei andere gebieden. Omdat we zo verschillend zijn in onze specialismen en onze doelgroepen is er ruimte genoeg voor iedereen. Daarom worden er volop ervaringen uitgewisseld, opdrachten gedeeld en wordt er ook regelmatig samengewerkt. Omdat ik vermoedde niet de enige te zijn met een onrealistisch beeld van VA’s, besloot ik in VA Community een oproepje te plaatsen: ‘Wat is jouw specialisme?’ Om eens te zien welke soorten Virtual Assistants er zijn en om die diversiteit wat meer onder de aandacht te brengen.

Werkzaamheden VA

Van Allround tot Duurzaamheid VA: Doe er je voordeel mee!

De reacties liepen nog meer uiteen dan ik had verwacht. Er is voor alles een Virtual Assistant te vinden. Superhandig voor ondernemers. Je huurt een VA in voor de werkzaamheden waar je zelf geen tijd voor of kennis van hebt. De VA pakt die opdrachten voor je op en je hebt er geen omkijken meer naar. Je hoeft geen werkplek te regelen, hebt geen administratieve rompslomp, je VA heeft dat allemaal zelf al geregeld. De tijd die je overhoudt aan het uitbesteden van werkzaamheden kun jij besteden aan doen wat je echt leuk vindt, of waar je heel goed in bent. Bijvoorbeeld verkopen, meer klanten binnenhalen of nieuwe producten ontwikkelen. Zo levert die tijd je uiteindelijk meer op! En hoe fijn is het om je gesteund te voelen door iemand die jouw onderneming net zo graag ziet slagen als jijzelf?

Voor welke werkzaamheden kun je een Virtual Assistant inhuren?

Hier komen ze, de antwoorden op mijn oproepje in VA Community ‘Wat is jouw specialisme?’. Voor al deze vakgebieden kun je een VA inschakelen. En omdat de virtuele wereld zich, zeker de laatste paar maanden, enorm snel ontwikkelt, zal ik deze lijst regelmatig aanvullen met nieuwe specialismes!

    • Video voor ondernemers.
    • WordPress. Websites, webshops en beheer en onderhoud van bestaande WordPress websites.
    • Communicatie en communitymanagement.
    • Websites en online academies in WordPress.
    • E-mail marketing, schrijven van boeiende en converterende nieuwsbrieven.
    • Strategie en concept, van het uitwerken van ideeen tot het neerzetten en uitvoeren. Een klankbord buiten je eigen bubbel, met frisse ideeën en contacten is heel waardevol, vooral voor solo ondernemers.
    • Social Media beheer.
    • Marketing en communicatie, met name over het neerzetten van een sterk merk en een goede corporate story.
    • Customer service
    • Bedrijfsgroei door klantbehoud
    • Moneybird. Automatiseren van de boekhouding en het geven van cursussen daarin.
    • SnelStart. Boekhouden en inrichting. 
    • Financieel en boekhouden.
    • Opzetten van externe administratie.
    • Office.
    • Winst behalen. Bijvoorbeeld lopende contracten, optimalisering, (her)structureren, zaken uitzoeken.
    • Procesoptimalisatie (het kan meestal makkelijker, sneller en efficiënter!).
    • Opstellen en uitwerken van procesdocumenten.
    • Virtual Office Management. Van e-mail en agendabeheer tot regelen van reizen & events, projectplanning, sparren, voorbereiden, meedenken, vooruit denken, redigeren, meelezen, uitdenken, opzetten. 
    • Allround VA.
    • Learning & Development.
    • HR (advies), recruitment support en arbeidsrecht.
    • Zakelijk tekenen.
    • Duurzaamheid en CO2-reductie. Opzetten van administratie, ondersteuning bij audits en behalen van certificaten. 
    • Vastgoed: verkooppresentaties schrijven, taxateurs onderbouwen en completeren, afspraken inplannen en informatie uitwisseling met zakelijk partners.

Verrassend hè? Dat vond ik ook! Overigens vind je op een site als VA Match bijna 100 VA’s (yep, ik sta er ook tussen 🙂 Op zoek naar een VA met specifieke kennis of ervaring? Plaats er een oproepje!